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Lançamentos contábeis
Para que se tenha um controle preciso e completo sobre as contas do negócio é necessário saber o que são lançamentos contábeis, visto que essa ferramenta consiste em uma maneira como a contabilidade faz o registro dos fatos que afetam ou que podem afetar o patrimônio de uma empresa.
Por isso, eles são tão importantes para uma empresa, pois uma vez que os gestores possuem os números, eles podem compreender melhor a realidade da organização e assim tomar medidas mais coerentes com o cenário em que se encontram.
Entretanto, para o contador, é preciso ter atenção às formas de otimizar o lançamento contábil de uma empresa com o objetivo de torná-los mais eficientes. Confira a seguir a definição de lançamento contábil, bem como quais os principais elementos que devem ser incluídos, além de como efetuá-los eficientemente.
O QUE É LANÇAMENTO CONTÁBIL
É o registro dos fatos contábeis, que são aqueles que provocam mudanças no patrimônio da empresa. Ele é feito em ordem cronológica e deve obedecer às técnicas contábeis conforme a legislação contábil.
Esse lançamento é realizado tanto nas contas patrimoniais — que são aquelas pertencentes ao ativo, passivo e patrimônio líquido — como nas de resultado, que são as receitas e despesas. Para relembrar o significado desses termos, confira uma breve explicação de cada um deles:
- Ativo: são os bens da empresa e os direitos a receber, alguns exemplos são estoque, imóveis, marcas, saldo bancário e de caixa, equipamentos etc.;
- Passivo: são as obrigações da empresa, como impostos a recolher, salários a pagar, compromisso com fornecedores etc.;
- Patrimônio líquido: é o resultado do ativo menos o passivo. Ele representa a riqueza líquida da empresa, ou seja, todos os seus bens e direitos menos as obrigações. Fazem parte desse patrimônio o capital social, as reservas de lucros, as ações em tesouraria, os prejuízos acumulados etc.;
- Receitas: consistem nas entradas decorrentes das atividades da empresa — como produção de mercadorias, venda de produtos e prestação de serviços —, aplicações financeiras, cobranças de direitos, entre outros ganhos;
- Despesas: são todas as saídas do negócio, trata-se de um componente negativo do cálculo de lucratividade. Elas podem consistir nos gastos administrativos, manutenções nos equipamentos, entre muitas outras.
Existem diferentes modelos de lançamentos contábeis, sendo que você pode criar os templates dos lançamentos mais utilizados pelos seus colaboradores e preencher somente as informações complementares. Essa é uma estratégia bastante útil para otimizar os processos das empresas.
ELEMENTOS ESSENCIAIS DO LANÇAMENTO CONTÁBIL
A seguir, tem-se as informações mínimas que ele um lançamento contábil deve conter. São elas:
- Local: localização da empresa;
- Data: dia, mês e ano que ocorreu o registro;
- Conta devedora: é a conta que foi debitada (lançada dívida), é importante saber que essa conta sempre vem primeiro no lançamento;
- Conta credora: consiste na conta creditada (dinheiro recebido), essa conta geralmente vem sempre acompanhada da letra “a” antes dela;
- Calor do registro: valor das operações expresso em unidades monetárias.
- Histórico da operação, que é a narração de como ela ocorreu. Não há uniformidade de histórico, mas geralmente os profissionais do ramo utilizando as seguintes expressões para descrever a operação: pago: usado se a conta credora é “caixa”; recebido: utilizada se a conta devedora é “caixa”; importe: quando a conta caixa não é envolvida.
COMO FAZER LANÇAMENTOS CONTÁBEIS DE FORMA EFICIENTE?
Ser eficiente significa realizar uma determinada atividade com menos recursos financeiros, mão de obra, tempo, ou materiais, mas sem prejudicar sua qualidade. A seguir tem-se algumas estratégias que podem vir a tornar o lançamento contábil mais eficiente.
1. Incentive a digitalização das informações
A devida organização dos documentos fiscais é de fundamental importância para qualquer empresa, ainda mais em um momento em que a sofisticação dos órgãos fiscalizadores têm sido constantemente aperfeiçoada com o SPED.
Isso diz respeito aos documentos dos diferentes setores. A documentação precisa ser guardada, organizada e protegida, evitando problemas como duplicidade, omissão de lançamentos, entre outros. Dessa forma, uma maneira bastante eficiente de garantir as provas necessárias a respeito das informações declaradas, além de arquivar notas e documentos, é contar com a tecnologia e usar a digitalização. Armazenando em nuvem você tem uma segurança redobrada para os arquivos e ainda economiza espaço físico. É uma solução importante para começar a modernizar o trabalho com documentos.
2. Conte com a tecnologia
O ideal é que as rotinas contábeis sejam bem gerenciadas para que não surjam dificuldades maiores em relação aos processos. Nesse sentido, nada melhor do que contar com ferramentas capazes de aperfeiçoar esse trabalho.
Existem ferramentas úteis para diferentes tipos de finalidades. Algumas delas oferecem recursos que auxiliam desde a abertura da empresa até o trabalho com tributos. Assim, com softwares devidamente atualizados e úteis para a realização de uma contabilidade estratégica, é possível ser mais eficiente e trazer exatidão para os procedimentos.
3. Valorize a gestão estratégica
Ter uma gestão estratégica dentro da contabilidade se torna um diferencial em meio a tantos processos e rotinas, pois mostra a evolução do setor contábil gerencial para atender ao novo ambiente empresarial.
Uma das vantagens de ter uma gestão estratégica é conseguir analisar informações que permitem o desenvolvimento de ações que otimizem os processos. Com isso, os lançamentos contábeis ganham agilidade, aumentando a produtividade e através disso o cliente percebe maior valor no seu serviço.
4. Respeite os princípios contábeis
Quando violados, os princípios contábeis podem fazer dos procedimentos contábeis de uma empresa um verdadeiro pesadelo.
Equívocos como a supervalorização de ativos a fim de maquiar o patrimônio da companhia, ao pensar na contabilidade como um recurso estratégico, podem prejudicar consideravelmente as ações dos gestores diante da necessidade de tomada de decisão. Ao imaginar que a organização se encontra em uma situação financeira equilibrada, eles podem ser induzidos a fazerem investimentos maiores sem saber que, na realidade, sua ação mais acertada seria outra.
Esse tipo de confusão pode ser terrível para a empresa. Ademais, pode levar tempo até que seja identificada a origem do erro, gerando gastos de tempo e de dinheiro. Pior ainda: maquiar a contabilidade é algo proibido por lei, o que significa que, se os órgãos responsáveis pela fiscalização identificarem qualquer problema na Escrituração Contábil Digital, a empresa poderá ser penalizada.
5. Facilite o entendimento do seu cliente
É natural que o empreendedor ou cliente não compreenda ou assimile alguns conceitos com tanta facilidade. É por esse motivo que ele precisa dos serviços de contabilidade, pois seu foco é na sua atividade-fim. Por isso, procure facilitar o entendimento dele a respeito de assuntos do mundo contábil, até para que a sua ação seja simplificada.
6. Diferencie a sua contabilidade
Atitudes que terão efeito direto nos lançamentos contábeis da companhia e poderá fazer com que os serviços sejam mais interessantes para os clientes são, por exemplo, elaborar com critérios o plano de contas e fazer a devida classificação das movimentações.
Afinal, com um plano de contas personalizado e capaz de atender às diferentes movimentações do negócio não será preciso improvisar em registros ou fazer contas para corrigir lançamentos. Da mesma forma, lançamentos classificados corretamente tendem a gerar demonstrativos úteis para refletir a realidade da organização. Para tanto, é preciso ter uma contabilidade confiável, que atue dentro das normas.
7. Faça a aplicação de demonstrações contábeis
A atuação estratégica do profissional de contabilidade em uma empresa se dá, principalmente, quando ele oferece uma escrituração exata e feita com o máximo de cuidado possível. Somente assim ele pode impactar diretamente nos resultados da gestão e, consequentemente, valorizar seu trabalho.
Tanto o Balanço Patrimonial quanto o Demonstrativo de Resultado do Exercício pertencem à escrituração anual, entretanto, ambos podem ser emitidos anteriormente com uma finalidade gerencial, dando aos gestores informações relevantes para que eles possam mensurar resultados e tomar decisões com maior eficiência.
Logo, ao entender o que é lançamento contábil, quais são as informações que ele contém, será possível aplicar as dicas e realizá-los de forma eficiente.
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